INFORMATIONSKLAUSEL FÜR VERTRETER VON GESCHÄFTSPARTNERN

I. Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Lichte der geltenden Rechtsvorschriften, insbesondere gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung), gemeinhin DSGVO genannt, ist Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten (nachfolgend: Verantwortlicher) die Gesellschaft RYS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ mit Sitz in Bielsko-Biała (43-300), ul. Podwale 47, eingetragen im Unternehmerregister des Amtsgerichts Bielsko-Biała, VIII. Wirtschaftsabteilung des Landesgerichtsregisters, unter der Nummer KRS: 0001006923, NIP: 5472234742, REGON: 523865502, vertreten durch Wojciech Maciej Piszczek – Vorstandsvorsitzender.

Der Verantwortliche ist auf folgendem Weg erreichbar:,

per E-Mail: [email protected],

Ansprechpartnerin für DSGVO-Angelegenheiten auf Seiten des Verantwortlichen ist Frau Marta Kamińska, die über die oben genannten Kontaktdaten erreichbar ist.

Der Verantwortliche hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt.

Der Verantwortliche ist dafür verantwortlich, dass personenbezogene Daten sicher und im Einklang mit den geltenden Rechtsvorschriften verwendet werden.

II. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Ausübung der laufenden Geschäftstätigkeit des Verantwortlichen, die insbesondere besteht in:

der Unterstützung von Unternehmern beim Ausbau des Online-Verkaufs auf den größten E-Commerce-Plattformen und Marktplätzen,
der Erteilung von Expertenrat im Bereich E-Commerce zur Steigerung der Verkaufsergebnisse und der Online-Rentabilität,
der Betreuung von Marktplatz-Plattformen im Namen der Kunden, der Kontoführung sowie der Vorbereitung von Strategie und Verkaufsbetreuung auf Marktplätzen zugunsten der Kunden,
der Unterstützung der Kunden von der Potenzialanalyse über die Expansionsplanung bis zur wirksamen Steuerung von PPC-Werbung und der Optimierung von Angeboten,
der Ausübung einer Geschäftstätigkeit im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen einer Marketingagentur,
dem Abschluss und der Durchführung von Verträgen mit Kunden,
dem operativen Kontakt mit Kunden / der Führung von Verkaufsgesprächen, der Erstellung von Angeboten und der Potenzialanalyse, dem telefonischen und E-Mail-Kontakt zur Anbahnung einer Zusammenarbeit,

– Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, d. h. die Erforderlichkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung des Vertrags,

Führung der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, insbesondere Verwaltung der Beziehungen zu Anbietern von IT-Tools, Bezahlung von Abonnements, Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsbüro – Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, d. h. die Erforderlichkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung des Vertrags,
Abschluss und Durchführung sonstiger Verträge im Zusammenhang mit der ausgeübten Geschäftstätigkeit – Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, d. h. die Erforderlichkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung des Vertrags,
Erfüllung der dem Verantwortlichen obliegenden rechtlichen Pflichten (z. B. zur Ausstellung einer Rechnung mit Mehrwertsteuer) – Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 74 Abs. 2 Nr. 4 des polnischen Rechnungslegungsgesetzes vom 29. September 1994 (konsolidierte Fassung Dz. U. 2026, Pos. 522) in Verbindung mit Art. 86 § 1 und Art. 70 § 1 der polnischen Abgabenordnung vom 29. August 1997 (konsolidierte Fassung Dz. U. 2025, Pos. 111 mit späteren Änderungen),
Feststellung, Abwehr und Geltendmachung von Ansprüchen – Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, d. h. das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Feststellung, Abwehr und Geltendmachung von Ansprüchen,
Marketing eigener Leistungen – Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, d. h. die Einwilligung der betroffenen Person.

III. Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Da der Verantwortliche IT-Tools und -Dienste nutzt, die von Anbietern mit Sitz oder Infrastruktur außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) bereitgestellt werden, können personenbezogene Daten in Drittländer, insbesondere in die Vereinigten Staaten von Amerika, übermittelt werden.
Die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des EWR erfolgt ausschließlich unter Wahrung der geeigneten Garantien, die die Vorschriften des Kapitels V DSGVO verlangen, insbesondere auf Grundlage:

von Angemessenheitsbeschlüssen der Europäischen Kommission – bei Stellen, die dem EU–US Data Privacy Framework unterliegen (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 der Kommission),
von Standardvertragsklauseln (SCC), angenommen mit Beschluss (EU) 2021/914 der Europäischen Kommission vom 4. Juni 2021,
zusätzlicher technischer und organisatorischer Maßnahmen, insbesondere kryptografischer Maßnahmen, Zugriffskontrollen und Beschränkungen der Datenübermittlung gemäß der Folgenabschätzung der Übermittlung (TIA – Transfer Impact Assessment).

3. Der Verantwortliche nutzt insbesondere folgende Anbieter:

Anbieter von E-Mail-, Cloud- und Bürosoftware,
Anbieter von CRM-Systemen, Prozessautomatisierung und Projektmanagement,
Anbieter von Marketing-, Analyse- und Newsletter-Tools,
Anbieter von Terminbuchungs- und E-Signatur-Systemen,
Anbieter von Grafiktools und Tools zur Pflege von Websites,
Anbieter von Cybersicherheitslösungen.

Der Verantwortliche prüft jeweils, ob der jeweilige Anbieter die DSGVO-Konformität der Verarbeitung personenbezogener Daten gewährleistet, und die Datenübermittlung erfolgt im minimalen, erforderlichen Umfang. Betroffene Personen können eine Kopie der angewandten Garantien für die Übermittlung von Daten in Drittländer oder Informationen darüber, wo diese zugänglich gemacht werden, erhalten, indem sie sich an den Verantwortlichen wenden unter: [email protected].

IV. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Der Verantwortliche verarbeitet folgende Datenkategorien: Vor- und Nachname, dienstliche Position, Firmenname, dienstliche Korrespondenzadresse, dienstliche E-Mail-Adresse und dienstliche Telefonnummer, Bankkontonummer, Steuernummer (NIP).

Verlangt der Verantwortliche die Angabe personenbezogener Daten, ist deren Angabe nicht verpflichtend, jedoch für die Anbahnung und Führung der geschäftlichen Zusammenarbeit zwischen dem Verantwortlichen und dem Geschäftspartner erforderlich.

Personenbezogene Daten werden nicht zum Zweck automatisierter Entscheidungsfindung einschließlich Profiling verarbeitet.

Die personenbezogenen Daten stammen unmittelbar von der betroffenen Person. Stammen personenbezogene Daten nicht von der betroffenen Person, werden sie aus allgemein zugänglichen Quellen im Internet erhoben (z. B. CEIDG, KRS, Firmenwebsite usw.).

V. Stellen, denen personenbezogene Daten anvertraut werden

Personenbezogene Daten werden übermittelt an:

Stellen, die für den Verantwortlichen Audit-, Beratungs-, Finanzberatungs-, Rechts- und Steuerdienstleistungen erbringen,
Stellen, die externe Server betreiben,
Stellen, die IT-Betreuung gewährleisten.

Im Fall des Verantwortlichen sind die oben genannten Stellen:

Anbieter von IT-Infrastruktur und Hosting: Stellen, die Serverwartung erbringen, Anbieter von E-Mail-Diensten, Bürosoftwarepaketen sowie Systemen zur Verwaltung von Zugangsdaten und Cybersicherheit.
Anbieter von CRM-Systemen und Geschäftsautomatisierung: Stellen, die Tools für das Kundenbeziehungsmanagement, die Prozessautomatisierung (Workflow) sowie die Koordination von Aufgaben und Projekten bereitstellen.
Anbieter von Buchhaltungs-, Steuer- und Rechnungsstellungsdiensten: externe Buchhaltungs- und Steuerbüros sowie Anbieter von IT-Systemen für Rechnungsstellung und Abrechnung im SaaS-Modell.
Anbieter von Marketing-, Analyse- und SEO-Tools: Unternehmen, die Software für die Analyse des Website-Traffics, Content-Optimierung, Marketing-Automatisierung, Newsletter-Versand und Aggregation analytischer Daten bereitstellen.
Marketing- und Copywriting-Agenturen sowie Content-Plattformen: Stellen, die Werbemaßnahmen, Content-Erstellung sowie die Verbreitung von Artikeln und Publikationen unterstützen.
Anbieter von Kommunikationsdiensten und Kundensupport: Betreiber von SMS-Benachrichtigungssystemen, Ticketsystemen (Helpdesk) und Systemen zur Kommunikation mit Nutzern.
Anbieter von Betriebs- und Grafiktools sowie E-Signatur: Unternehmen, die Systeme für den elektronischen Vertragsabschluss, Grafikplattformen sowie Plugins und Software zur Unterstützung von Betrieb und Bearbeitung von Websites bereitstellen.

Im Zusammenhang mit der Nutzung des Systems KSeF (polnisches Nationales E-Rechnungssystem) durch den Verantwortlichen ab dem 1. Februar 2026 werden Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten der polnische Finanzminister sowie die Organe der polnischen Nationalen Steuerverwaltung (KAS) sein, die das System KSeF betreiben.

VI. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – werden die personenbezogenen Daten der Geschäftspartner für die Dauer der geschäftlichen Zusammenarbeit zwischen dem Verantwortlichen und dem Geschäftspartner gespeichert, gegebenenfalls bis zum Erlöschen etwaiger Ansprüche (die Verjährung von Ansprüchen im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit tritt in der Regel nach 3 Jahren ein, in den übrigen Fällen nach 6 Jahren, sofern eine besondere Vorschrift nichts anderes bestimmt),
ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 74 Abs. 2 des polnischen Rechnungslegungsgesetzes vom 29. September 1994 (konsolidierte Fassung Dz. U. 2026, Pos. 522) in Verbindung mit Art. 86 § 1 und Art. 70 § 1 der polnischen Abgabenordnung vom 29. August 1997 (konsolidierte Fassung Dz. U. 2025, Pos. 111 mit späteren Änderungen) – werden die Daten der Geschäftspartner für einen Zeitraum von 5 Jahren verarbeitet, gerechnet ab Beginn des Jahres, das auf das Geschäftsjahr folgt, in dem die Angelegenheit endgültig abgeschlossen, abgerechnet oder verjährt ist,
ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – werden die personenbezogenen Daten bis zum Widerruf der Einwilligung durch die betroffene Person verarbeitet. Ein späterer Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten aus der Zeit vor dem Widerruf,
ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO im Zusammenhang mit der Feststellung, Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen – werden die personenbezogenen Daten bis zur Verjährung der genannten Ansprüche verarbeitet (die Verjährung von Ansprüchen im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit tritt in der Regel nach 3 Jahren ein, in den übrigen Fällen nach 6 Jahren, sofern eine besondere Vorschrift nichts anderes bestimmt).

VII. Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Verantwortlichen

Sie haben das Recht auf:

Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten – die betroffene Person hat jederzeit das Recht, Auskunft über ihre personenbezogenen Daten zu verlangen, einschließlich des Rechts, Informationen darüber zu verlangen, ob ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, sowie eine Kopie ihrer personenbezogenen Daten,
Berichtigung und Vervollständigung der verarbeiteten personenbezogenen Daten – die betroffene Person hat das Recht, jederzeit die unverzügliche Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten sowie deren Vervollständigung zu verlangen, jedoch unter der Bedingung, dass der Verantwortliche über keine Rechtsgrundlage verfügt, die ihm die Verweigerung der Berichtigung oder Vervollständigung erlaubt,
Löschung der verarbeiteten personenbezogenen Daten (sog. Recht auf Vergessenwerden) – die betroffene Person hat das Recht, die Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen. Der Verantwortliche kann die Ausübung dieses Rechts jedoch verweigern. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn der Verantwortliche aufgrund geltender Rechtsvorschriften berechtigt oder verpflichtet ist, die personenbezogenen Daten aufzubewahren,
Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten,
Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten,
Widerruf der Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten, sofern Rechtsgrundlage der Verarbeitung die Einwilligung der betroffenen Person war.

Die oben genannten Rechte können durch Einreichung eines entsprechenden Antrags beim Verantwortlichen über die in Punkt I genannten Kontaktdaten ausgeübt werden. Der Verantwortliche ist berechtigt, die Identität der Person zu überprüfen, die die oben genannten Rechte ausübt.

Darüber hinaus ist die betroffene Person berechtigt zu verlangen, dass die personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen übertragen werden, jedoch nur unter der Bedingung, dass die Verarbeitung automatisiert erfolgt und dies technisch machbar ist.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nicht auf Grundlage einer Einwilligung
in die Verarbeitung.

VIII. Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Verstößt die Verarbeitung personenbezogener Daten gegen Rechtsvorschriften, haben Sie das Recht, bei der Aufsichtsbehörde Beschwerde gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Verantwortlichen einzulegen. Die Beschwerde kann beim Präsidenten des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych; das Büro befindet sich derzeit in Warschau 00-014, ul. Stanisława Moniuszki 1A) eingelegt werden.

IX. Handlungen